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Die Urlaubszeit naht – und während viele auf gepackten Koffern sitzen, bleiben IT-Systeme, E-Mail-Konten, Kalender und Projekttools aktiv. Gerade in dieser Zeit passieren oft unbemerkt Datenschutzfehler. Deshalb gilt: Auch wenn die Gedanken schon am Strand sind – ein kurzer Check vor dem Urlaub schützt dich und dein Team.
1. Abwesenheitsnotizen mit Augenmaß
- Weniger ist mehr: In der automatischen Abwesenheitsnotiz sollten keine sensiblen Informationen stehen – also keine Urlaubsorte oder genauen Zeiträume.
- Keine privaten Kontaktdaten angeben: Mobilnummer oder private Mail nur dann, wenn du es wirklich willst – und nur für klar definierte Empfänger:innen.
2. Übergaben dokumentieren – aber sicher
- Wer übernimmt was?: Klare Zuständigkeiten vermeiden Nachfragen und verhindern, dass Kolleg:innen „in deine Mails schauen müssen“.
- Nur das Nötigste weitergeben: Persönliche Daten, Passwörter oder Zugänge dürfen nicht einfach intern verteilt werden – auch nicht „nur für die Urlaubszeit“.
3. Sensible Listen? Vorsicht!
- Urlaubslisten enthalten mehr, als man denkt: Name, Zeitraum, oft auch Position oder Abteilung – das sind alles personenbezogene Daten.
- Regel: Nur so lange speichern, wie nötig – und nur zeigen, wem es zusteht.
4. Technik up-to-date lassen
- Updates machen, bevor du gehst: Wer sein Gerät im Urlaub ausgeschaltet lässt, übersieht oft wichtige Sicherheitspatches.
- Geräte sichern: Laptop, Handy, Tablets – Passwortschutz aktivieren, Sperrzeiten kurz einstellen, Verschlüsselung prüfen.
5. Passwörter und Tools nicht teilen
- Keine „Urlaubs-Accounts“ oder geteilte Passwörter nutzen – das widerspricht jeder IT-Sicherheitsrichtlinie.
- Tipp: Nutze Passwort-Manager und teile nur über dafür vorgesehene Funktionen mit rollenbasierter Berechtigung.
☀️ Extra-Tipp: Auch zu Hause sicher bleiben
Viele von uns nutzen auch privat smarte Geräte – von Kameras über Alarmanlagen bis zu vernetzten Thermostaten.
Was im Home Assistant oder Smart Home passiert, kann ebenfalls personenbezogene Daten betreffen – z. B. Besucherbilder oder Bewegungsdaten.
Tipp: Prüfe, ob dein Smart Home während deiner Abwesenheit Daten ins Ausland sendet, und setze auf sichere, lokale Konfigurationen – oder trenne es zeitweise vom Netz.
Fazit
Ein paar Minuten vor dem Urlaub reichen, um typische Datenschutz-Pannen zu vermeiden.
Sichere Übergaben, keine sensiblen Abwesenheitsinfos und ein bewusster Umgang mit Daten – das schützt nicht nur deine Organisation, sondern auch dich selbst.
Dann kannst du entspannt abschalten – digital wie analog.
Links zum Artikel
Urlaubslisten DSGVO-konform organisieren – activemind.de
Smart Home sicher nutzen – auch im Urlaub – heise.de
TOMs laut DSGVO – worauf es ankommt – datenschutzexperte.de
