DSGVO / HELP
externer Datenschutzbeauftragter
Ein externer Datenschutzbeauftragter übernimmt die gesetzlich geforderten Aufgaben nach DSGVO und unterstützt Unternehmen mit klar definiertem, überschaubarem internen Abstimmungsaufwand.
Kurz erklärt, ohne Marketingfloskeln
Externer Datenschutzbeauftragter – Überblick
Kurzüberblick
Ein externer Datenschutzbeauftragter unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung der DSGVO und übernimmt – sofern erforderlich – die offiziell bestellte Rolle des Datenschutzbeauftragten.
Die Zusammenarbeit erfolgt mit einem internen Ansprechpartner. Der interne Aufwand ist dabei klar definiert und auf die notwendige Abstimmung begrenzt.
Der Fokus liegt auf einem risikoorientierten und pragmatischen Ansatz, der zur Größe und Komplexität des Unternehmens passt.
Warum viele Unternehmen einen externen Datenschutzbeauftragten einsetzen
Die Rolle des Datenschutzbeauftragten erfordert vor allem umfassende praktische Erfahrung und ein belastbares Verständnis datenschutzrelevanter Abläufe. Alternativ müsste dieses Wissen intern erst durch zeit- und kostenintensive Ausbildung aufgebaut werden.
Für viele Unternehmen ist es organisatorisch und wirtschaftlich nicht sinnvoll, diese Expertise dauerhaft intern vorzuhalten oder im Bedarfsfall jeweils neu zu recherchieren.
Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt dieses Wissen aus der laufenden Praxis mit und kann auf bewährte Vorgehensweisen aus vergleichbaren Organisationen zurückgreifen. Die Zusammenarbeit erfolgt dabei mit einem internen Ansprechpartner, der die Abläufe im Unternehmen kennt und die Umsetzung begleitet.
Was ein externer Datenschutzbeauftragter übernimmt
- Überwachung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben gemäß DSGVO
- Beratung von Geschäftsführung und Mitarbeitern zu Datenschutzfragen
- Praxisorientierte Schulung und Sensibilisierung von Mitarbeitern im Umgang mit personenbezogenen Daten
- Ansprechpartner für Datenschutz-Aufsichtsbehörden
- Begleitung bei Datenschutzvorfällen
Was er nicht übernimmt
- Übernahme unternehmerischer Verantwortung oder Entscheidungen
- Operative Tätigkeiten von Fachabteilungen oder IT
- Erteilung verbindlicher Rechtsauskünfte oder Rechtsgutachten
- Rechtliche Vertretung gegenüber Gerichten oder Behörden
Fokus auf Fachlichkeit statt Aufbau interner Strukturen
Statt intern umfangreiche Strukturen aufzubauen, greift ein externer Datenschutzbeauftragter auf bewährte Vorgehensweisen, Muster und Prozesse zurück, die bereits in unterschiedlichen Unternehmenskontexten erprobt sind.
Dazu zählen unter anderem Vorlagen für Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten, Abläufe zur Wahrnehmung von Betroffenenrechten, interne Richtlinien sowie Dokumentationen für externe Dienstleister. Diese Grundlagen müssen nicht jedes Mal neu entwickelt werden, sondern können an die jeweilige Organisation angepasst werden.
Ziel ist es nicht, möglichst viele Maßnahmen umzusetzen, sondern die datenschutzrechtlich erforderlichen Aufgaben effizient, nachvollziehbar und risikoorientiert abzudecken.
Als zusätzlicher Vorteil kommt hinzu, dass externe Datenschutzbeauftragte in der Regel mit den Abläufen und Erwartungshaltungen der Aufsichtsbehörden vertraut sind und dort häufig bereits als Ansprechpartner bekannt sind. Das kann die Kommunikation im Anlassfall sachlich erleichtern, ohne die Verantwortung des Unternehmens zu ersetzen.
→ Informationen zu Kosten und Preisfaktoren eines externen Datenschutzbeauftragten
Wann ein externer Datenschutzbeauftragter sinnvoll ist
Auch ohne gesetzliche Bestellpflicht kann ein externer Datenschutzbeauftragter sinnvoll sein – insbesondere dann, wenn Datenschutz organisatorisch oder fachlich nicht intern abgedeckt werden kann.
- fehlende interne Ressourcen oder Fachkenntnis
- wachsende oder komplexe Datenverarbeitung
- Bedarf an unabhängiger externer Einschätzung
- Entlastung von Geschäftsführung und Fachabteilungen
Die Verantwortung verbleibt dabei stets beim Verantwortlichen; der externe Datenschutzbeauftragte unterstützt fachlich und organisatorisch.