DSGVO / PFLICHT

Wann ist ein Datenschutzbeauftragter verpflichtend?

Nicht jedes Unternehmen benötigt automatisch einen Datenschutzbeauftragten. Ob eine Pflicht besteht, hängt von Art, Umfang und Risiko der Datenverarbeitung ab – und unterscheidet sich in Österreich und Deutschland.

Kurz erklärt, ohne Marketingfloskeln

Datenschutzbeauftragter – Wann besteht eine Pflicht?

Entscheidungshilfe

Unabhängig davon, ob eine formale Verpflichtung besteht, ist eine datenschutzrechtliche Begleitung insbesondere dann sinnvoll, wenn:

  • intern keine klaren Zuständigkeiten oder Ressourcen für Datenschutz vorhanden sind
  • Entscheidungen zu Datenschutzfragen regelmäßig im operativen Alltag getroffen werden müssen
  • internationale oder zeitkritische Prozesse nicht im Einzelfall juristisch abgeklärt werden können
  • Datenschutzrisiken laufend abzuwägen sind (z. B. in Notfällen oder Sonderfällen)
  • eine klare externe Einordnung gegenüber Partnern, Behörden oder Prüfinstanzen erforderlich ist

Wann ist ein Datenschutzbeauftragter verpflichtend?

Grundsatz

Nicht jedes Unternehmen benötigt automatisch einen Datenschutzbeauftragten.
Ob eine Verpflichtung besteht, ist immer im Einzelfall zu beurteilen.

Maßgeblich ist nicht die Unternehmensgröße, sondern Art, Umfang und Risiko der Datenverarbeitung.

Typische Konstellationen, in denen eine Pflicht bestehen kann

  • Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten
    (z. B. Gesundheits-, biometrische oder Sozialdaten)

  • Tracking, Profiling oder systematische Bewertung von Personen,
    insbesondere bei automatisierten Entscheidungen

  • Eigenentwicklung oder eigenständiger Betrieb datengetriebener Systeme
    (z. B. KI-Modelle) unter Einsatz personenbezogener Daten

  • Internationale Datenübermittlungen oder Verarbeitung in Drittstaaten,
    insbesondere in Regionen mit eingeschränktem Datenschutzniveau
    oder unter besonderen operativen Rahmenbedingungen (z. B. Krisen- oder Notfalleinsätze)

→ Informationen zu den Tätigkeiten eines externen Datenschutzbeauftragten

Einordnung aus der Praxis

Braucht jedes Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten?

Nein. Ob eine Pflicht besteht, hängt von der konkreten Datenverarbeitung und dem damit verbundenen Risiko ab.

Wirksamer Datenschutz entsteht im Alltag

Umfangreiche Datenschutzdokumentation ersetzt keine funktionierenden Prozesse. Entscheidend ist, dass Datenschutz im operativen Alltag verstanden und konsequent umgesetzt wird.

Bewährt haben sich daher Modelle, die auf klare Abläufe, praxisnahe Schulung und eine angemessene Begleitung setzen und juristische Expertise gezielt ergänzend einsetzen.

→ Informationen zu den Kosten eines externen Datenschutzbeauftragten