Wenn in der Praxis ein Auskunftsbegehren (oder auch sonst ein Betroffenenrechtsansuchen) gestellt wird, so wird in aller Regel gleich eine Ausweiskopie zwecks Identitätsnachweis mitgeschickt. In den wenigen Fällen in denen dies fehlt, wird er zumeist reflexartig vom Verantwortlichen verlangt mit der Begründung, dass man eine Ausweiskopie für einen ausreichenden Nachweis der Identität benötigt.

Dieses "Sichergehen der Identität" hat für den Verantwortlichen zugleich die netten Bonuseffekte, dass man vielleicht den ein oder anderen Betroffenen abschreckt und in jedem Fall mal zumindest einige Tage Zeit gewinnt.

Muss das wirklich so sein ?

Die Frage lautet: braucht / darf man das immer oder kann / muss man bisweilen auf eine Ausweiskopie verzichten?

Mit dieser Frage mussten sich unlängst hierzulande das BVwG und im Nachbarland Deutschland das VG Berlin beschäftigen und haben in ihren jeweiligen Entscheidungen etwaige Zweifel beseitigt:

Beiden Fällen lagen relativ ähnlich gelagerte Sachverhalte zugrunde in denen Auskunftsansuchen von betroffenen Personen gestellt wurden ohne, dass diesen eine Ausweiskopie beigelegt wurde und seitens des jeweiligen Verantwortlichen im Anschluss eine solche nachgefordert wurde.

Im Fall des VG Berlin erfolgte das Auskunftsbegehren postalisch, wobei es sich um dieselbe Adresse handelte, welche schon bei vorhergehender Korrespondenz verwendet wurde.
Im Fall des BVwG wurde das Auskunftsbegehren via E-Mail gestellt, wobei diese elektronisch signiert wurde. In beiden Fällen weigerten sich die Verantwortlichen die Identität als "zweifelsfrei" nachgewiesen zu sehen und wurde auf die Auskunftsbegehren zunächst mit der Nachforderung einer Ausweiskopie zwecks Identitätsnachweis reagiert. Da dem nicht nachgekommen wurde, blieben die Auskunftsbegehren schließlich unbeantwortet, woraufhin durch die jeweils betroffenen Personen Beschwerden erfolgten.

Die Urteile

Sowohl das VG Berlin als auch das BVwG konnten die Zweifel der Verantwortlichen nicht nachvollziehen und sprachen aus, ...
*- dass eine bereits bekannte (und auch genutzte) Postadresse keine Zweifel an der Identität begründet. Insbesondere dann nicht, wenn es keine besondere Anhaltspunkte gibt, welche auf das "unzulässige Handeln Dritter" hinweist (VG Berlin).

  • dass eine elektronisch signierte E-Mail - insbesondere, wenn die auskunftsersuchende Person auch davor diese E-Mail-Adresse zur Kommunikation verwendet hat - eine eindeutige Identifikation darstellt. *

In beiden Fällen wurden die jeweiligen Verantwortlichen aufgetragen, die Auskunftsersuchen nachträglich zu beantworten.
Nebenbei sei erwähnt, dass etwaige Verfahrenskosten seitens der betroffenen Personen auch von den Verantwortlichen zu übernehmen waren und darüber hinaus auch ein Schadenersatz gegen diese im Raum steht.

FAZIT

  • stellen offensichtlich bekannte Personen ein Betroffenenrechtsansuchen, so sollte man diese nicht mit Identitätsnachweisen frotzeln, sondern kooperativ sein.
  • hegt man dennoch Zweifel an der Identität und verlangt deshalb einen Nachweis, so sollte man (Stichwort: Kooperation) diese dem Betroffenen mitteilen.

Pro-Tip

Generell kann man bei Auskunftsersuchen in einem ersten Schritt lediglich Auszüge aus dem Verarbeitungsverzeichnis schicken. Diese enthalten keine kritischen Daten und können bei etwaigen geringe Zweifel an der Identität in Kauf genommen werden.